„Von der Planung über die Ausführung bis hin zum Service gehört die ganze Bandbreite der Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik zu unserem Leistungsspektrum, einschließlich Wartung“, erklärt Björn Retzbach, der als technischer Leiter zusammen mit seinem Bruder Lars und seinem Vater der Geschäftsführung angehört. „Über langjährige Erfahrung verfügen wir im Neubau und der Sanierung sowie bei der Wartung und Instandhaltung von Krankenhäusern, Verwaltungs- und Produktionsgebäuden“, so Björn Retzbach. Branchensoftware? „Seit elf Jahren haben wir Taifun openBusiness im Einsatz. Davor hatten wir ausschließlich Office“, runzelt der kaufmännische Leiter Lars Retzbach die Stirn. „Wir haben allerdings viel getestet und uns erst nach Jahren für ein Produkt entschieden.“ Das mag wohl auch am Gesamtkonzept gelegen haben. „Unsere Anforderungen an Leistungsumfang und Performanz, Flexibilität, Anpass- und Erweiterbarkeit sowie Einfachheit in der Bedienung und last, but not least Supportqualität waren eben recht anspruchsvoll“, erinnert sich Björn Retzbach.
Über Kollegen seien sie dann auf Taifun hingewiesen worden, das ihre Erwartungen schließlich erfüllte. „Wir haben die kaufmännische Branchenlösung Taifun openBusiness mit Pervasive-Datenbank für 20 Arbeitsplätze und mehreren Zusatzmodulen im Einsatz“, erklärt Retzbach. „Natürlich war der Start erst einmal mit einem gewissen Aufwand verbunden. Doch in Ermangelung eines vergleichbaren Vorgängerprogramms konnten wir auf eine Migration der Bestandsdaten verzichten. Und die Mitarbeiter haben die Einarbeitung als problemlos und überwiegend einfach empfunden“, erinnert sich Lars Retzbach. Seiner Meinung nach spricht diese Einfachheit für ein „durchdachtes Konzept“.
Stammdatenverwaltung und Auftragsabwicklung
Beispiel Stammdatenverwaltung: Das Programm arbeite zügig und jede Kunden- bzw. Lieferantenadresse brauche nur einmal eingegeben zu werden. „Nützlich sind auch die vielfältigen Suchmöglichkeiten für Artikel- und Kundendaten“, bemerkt Retzbach.
Belegbearbeitung
Für die effiziente und sehr umfangreiche Belegbearbeitung ist Taifun branchenübergreifend relativ bekannt. „Das fängt bei der Kalkulation und Erstellung von Angeboten an. Mit einem Mausklick kann man daraus einen Auftrag machen“, weißder kaufmännische Leiter, „und aus erledigten Aufträgen lassen sich automatisch Rechnungen erzeugen“. „Positiv auch, dass vieles anpassbar ist“, ergänzt Björn Retzbach.
DATANORM Online-Anbindung an die Großhändler
Auch DATANORM Online wird bei Retzbach genutzt. Nachdem im Frühling 2012 auch die Reiss Klima- und Kältetechnik GmbH & Co. KG diesen Webservice eingeführt hat, sind die namhaftesten Großhandelsunternehmen im Kälte-, Klima- und Lüftungsbereich nunmehr mit im Boot. Die vom Taifun-Schwesterunternehmen eBusiness entwickelte Schnittstelle ermöglicht es, Artikeldaten und Preisinformationen mit hoher Geschwindigkeit von der Website des jeweiligen Großhändlers herunterzuladen und im Taifun weiterzubearbeiten.“ Uns ist es wichtig, dass wir nicht mehr umständlich mit Datenträgern wie CDs hantieren müssen“, betont Lars Retzbach.
Effizienter arbeiten mit der mobilen Auftragsabwicklung
Effizienzsteigerungen in der täglichen Arbeit werden auch „draußen“ auf der Baustelle realisiert. Dabei hilft Taifun Mobile Aufträge, eine mobile Auftragsabwicklung für Notebooks und andere mobile Endgeräte auf der Windows-Plattform. Kälteanlagenbauer Christoph Malczok arbeitet damit beinahe täglich. „Das Programm läuft stabil und ist sehr übersichtlich aufgebaut. Und es ist bei der Bearbeitung von Aufträgen tatsächlich so funktional, dass es sich lohnt und nicht nur eine Spielerei ist“, urteilt er.
Kommunikationsschnittstellen
Ähnlich bewertet Lars Retzbach die Kommunikationsschnittstellen, die Taifun openBusiness bietet. Sie machen es möglich, aus der Software heraus zu telefonieren, zu faxen, SMS und E-Mails zu senden. „Das ist vor allem ziemlich einfach zu bedienen. Wir setzen deswegen eigentlich jede verfügbare Kommunikationsmöglichkeit ein“, so Björn Retzbach.
E-Mail-Archivierung
Das Thema Kommunikation hat bei Taifunnoch eine andere Dimension: Fluten von E-Mails wollen sinnvoll strukturiert und aufbewahrt werden. Das Zusatzmodul TaifunMailServer archiviert empfangene und versendete E-Mails automatisch. Ein Ausschlussverfahren sorgt dafür, dass nur erwünschte E-Mails gespeichert werden. Das System hat die RKS-Chefs überzeugt: „Erstklassig! Wenn alle Daten gepflegt sind, ein unbedingtes Muss“, findet Lars Retzbach. „Einfach super, wie man auch nach Jahren noch sämtlichen E-Mail-Verkehr nachvollziehen kann.“
Dokumentenmanagement
Auch das Dokumentenmanagementsystem Taifun openDocument, ein weiteres Tool für die Effektivierung der Büroarbeit, trifft auf großes Lob der Garbsener Kälte-Experten. Die barcodegestützte Scannerlösung wurde in diesem Jahr präsentiert. Per Mausklick kann der Anwender Aufträge, Rechnungen und alle sonstigen Dokumente projekt- und kundenbezogen auf seinen Bildschirm holen. „Taifun openDocument ermöglicht es, Abläufe zu automatisieren, Workflows abzubilden und rechtssicher zu archivieren, das ist einfach clever durchdacht“, findet Lars Retzbach.
Offen für konstruktive Kritik
Beim Modul „Terminplaner“ besteht aus Retzbachs Sicht noch Optimierungsbedarf. „Zwar wurde die Gliederung nach Gruppen eingeführt, aber es fehlen noch Übersichten mit offenen Aufträgen für den jeweiligen Bearbeiter“, moniert Lars Retzbach. Zudem sei die Ansicht bei einer hohen Anzahl von Mitarbeitern seiner Meinung nach nicht optimal gelöst. „Solche Kritikpunkte sprechen wir ganz offen an. Und es lohnt sich. Konstruktive Kritik bringt auch die TaifunEntwickler weiter“, ist der kaufmännische Leiter überzeugt. Viele von unseren Anregungen wurden in den elf Jahren der Zusammenarbeit mit Taifun umgesetzt und das System entsprechend weiterentwickelt“, betont Björn Retzbach zufrieden.
Resümee
Unterm Strich sei Taifun die richtige Wahl gewesen, ziehen Lars und Björn Retzbach Bilanz. Die Gründe: „Der strukturierte Aufbau und die Möglichkeit, alles an unsere Bedürfnisse anzupassen, außerdem die hervorragende Unterstützung durch den Support und die Entwicklung; und wie gesagt: das ständige Bemühen um Weiterentwicklung und Verbesserung.“ -
Frank Kosching
Pressereferent Taifun Software AG,Hannover
