Dem Unternehmen geht es blendend, die Auftragsbücher sind prall gefüllt, die Prognosen optimistisch wer verschwendet da gern Gedanken an den Fall der Fälle? Doch unvorhergesehene Ereignisse und Schicksalsschläge lassen sich niemals ausschließen. Solche Situationen stellen die Fortführung des eigenen Lebenswerkes, die geschaffenen Arbeitsplätze und die Versorgung der eigenen Familie infrage. Besser: in guten Zeiten vorsorgen. Schließlich geschieht etwa ein Drittel aller Unternehmensübergänge völlig unerwartet, leider meist auch un- vorbereitet.
Wenn man sich als Unternehmer mit dem Thema Notfallkoffer befasst, stellt sich zunächst die Frage, ob es einen Familienangehörigen, einen Mitarbeiter oder einen Externen gibt, der eine Vertrauensperson ist und dem man übergangsweise die Leitung des Unternehmens fachlich und menschlich zutraut eventuell so lange, bis eine reguläre Unternehmensübergabe vollzogen ist. Eine solche Person muss Einblick in die Belange der Firma erhalten, sich ihrer Kompetenzen und deren Grenzen bewusst werden und mit den relevanten Vollmachten (unter Umständen mit einer Generalprokura) ausgestattet sein. Bezüglich deren genauen Ausgestaltung lässt der Gesetzgeber abhängig von der Rechtsform verschiedene Modelle zu, die allerdings Formvorschriften unterliegen. Bei diesem Thema ist ein Anwalt bezüglich einer für Sie maßgeschneiderten Variante der richtige Ansprechpartner.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kommen hier ganz praktische Fragen zum Tragen: Kennt der Vertreter die Kunden, Lieferanten und die Zuständigkeiten der Mitarbeiter? Weiß er über anstehende Aufträge Bescheid? Ist er mit den wesentlichen Produkten, betrieblichen Abläufen und IT-Systemen vertraut? Hat er Zugriff auf die Bankkonten, Schlüssel, wichtige Unterlagen und Passwörter? Wenn eine geeignete Person gefunden ist und die genannten Fragen geklärt sind, sollte man Handlungsempfehlungen für den Fall der Fälle niederschreiben. Im Allgemeinen ist es ratsam, den Notfallplan von Zeit zu Zeit darauf zu überprüfen, ob er noch den persönlichen Vorstellungen und den äußeren Umständen entspricht. Alle Unterlagen sollten laufend aktualisiert und mindestens einmal im Jahr überprüft werden.
Gerade die erste Zusammenstellung des Notfallkoffers wird einige Zeit in Anspruch nehmen; das ist ein Zeitaufwand, der sich allerdings nicht nur im Fall der Fälle, sondern auch im Rahmen einer geregelten, planmäßigen Unternehmensübergabe rentieren wird, wenn alle Unterlagen in geordneter und übersichtlicher Form vorliegen. Da sich darunter überwiegend sensible Dokumente befinden, empfiehlt sich eine Unterbringung beim Notar oder im Bank-schließfach.
Die Vorbereitung von Notfallmaßnahmen hängt natürlich auch mit grundlegenden Fragen der Unternehmens- und Lebensplanung zusammen. Die Ausgestaltung des eigenen Testaments und damit der Erbschaft sowie die Versorgung der Familie spielen deshalb auch in dieses Thema hinein. Es ist zu empfehlen, diese Angelegenheiten mit einem Notar, Steuerberater und/oder Rechtsanwalt zu besprechen. Bei dieser Gelegenheit sollten auch steuerliche Aspekte der Erbschaft und die Auswirkungen von Pflichtteils- und Ausgleichsansprüchen geklärt werden, denn auch Unklarheiten auf diesem Gebiet können die Liquidität des Unternehmens, und damit auch seinen Fortbestand, gefährden.
Im Folgenden werden einige Beispiele für den Notfallkoffer angeführt:
Liste der Personen, die im Notfall zu kontaktieren sind (Familienangehörige, Stellvertreter inklusive Kontaktdaten), sowie weiterer wichtiger Ansprechpartner (Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notar)
Benennung der Personen, die für die wichtigsten betrieblichen Abläufe verantwortlich sind (Zahlungsverkehr, Material- und Lagerhaltung, Personal, Vertrieb, Kunden und Lieferanten)
Aufbewahrungsort eines Testaments, falls hinterlegt
Gesellschaftsverträge oder deren Aufbewahrungsort
Vertretungsvollmachten oder deren Aufbewahrungsort
Handelsregisterauszüge
Grundbuchauszüge zu den Betriebsimmobilien
Sonstige wichtige Unterlagen, z. B. Kfz-Briefe der Geschäftsfahrzeuge mit Kennzeichen sowie Aufbewahrungsort der Dokumente und Schlüssel
Liste der Geschäftskonten inklusive Bankbetreuer, Zinssätzen, Kreditlinien, Zugänge und bevollmächtigter Personen
Liste der Bankschließfächer (sofern vorhanden) inklusive Nummern, Aufbewahrungsort der Schlüssel oder Codes und bevollmächtigter Personen
Laufende Bürgschaften und relevante Angaben (Höhe des Kredits, Höhe der Bürgschaft, Laufzeiten, Kreditgeber, Bürgschaftsgeber, Kontaktdaten, Ansprechpartner)
Liste der Darlehen und Kredite für Investitionen oder Betriebsmittel inklusive Verwendung, Kreditgeber, Kredithöhe, Höhe und Turnus der Zins- und Tilgungszahlungen, Tilgungsplan, Aufbewahrungsort der Verträge
Aufstellung der betrieblichen Versicherungen (Gebäude, Inventar, Lager, Betriebshaftpflicht, Fahrzeuge, Betriebsausfall ) inklusive Name und Kontaktdaten des Versicherers, Ansprechpartner, Versicherungsnummer, Höhe, Zahlungsart und Fälligkeit der Beiträge, Aufbewahrungsort der Policen
Auflistung von Passwörtern und Zugangsdaten, Liste der Personen, die Zugang zu diesen haben
Schlüsselverzeichnis inklusive Aufbewahrungsort
Diese Liste ist nicht verallgemeinerbar, sondern muss individuell auf die konkreten Umstände und Bedürfnisse des Betriebes zugeschnitten werden. Hier kann eine frühzeitige Beratung entscheidend sein. In der nächsten und vorläufig letzten Folge der Artikelserie werden wir uns damit befassen, wie man mit seiner Bank umgeht.
Schiessl: Vortragsreihe 2016
Die diesjährige Vortragsreihe von Schiessl (März / April) war ganz dem Thema Kohlenwasserstoffe /Propan als Kältemittel gewidmet. Den Besuchern der Veranstaltungen wurde die Thematik aus drei verschiedenen Sichtweisen präsentiert – aus Sicht einer unabhängigen Prüfstelle (TÜV Süd), eines Komponentenherstellers (Emerson) und aus Sicht eines Großhändlers und Herstellers von Sonderanlagen für Kohlenwasserstoffe (Schiessl). In den Vorträgen kamen alle wichtigen Faktoren in Bezug auf Planung, Aufstellung, Sicherheits- und Anlagentechnik zur Sprache. Im Anschluss an die gut besuchten Vortragsveranstaltungen beim gemütlichen Zusammensein gab es oft noch angeregte Diskussionen zu diesem Thema und es war noch eine gewisse Zurückhaltung der Fachbetriebe in Bezug auf den Einsatz von Kohlenwasserstoffen als Kältemittel spürbar. Allerdings werden Kohlenwasserstoffe im Zuge der F-Gase-Verordnung und des enthaltenen Phase-Downs einen wichtigen Baustein für die Zukunft in der Kältetechnik beitragen und die Branche wird sich zwangsläufig mit diesen Systemlösungen anfreunden müssen.
Dirk G. Müller,
Geschäftsführer der Beratungsfirma DMConsulting, Berlin / München
