„Da konnten zwischen Auftragserledigung und Rechnungsstellung bis zu zwei Wochen vergehen“, erinnert sich Bastian Hintz, Geschäftsführer bei Roter. „Und wenn es eine Rückfrage gab, weil der Kollege undeutlich geschrieben hatte, dauerte alles noch länger.“ Doch unleserliche Zettel gehören im Unternehmen der Vergangenheit an. Bereits vor zwei Jahren hat Hintz begonnen, viele Prozesse in seinem Betrieb zu digitalisieren. Anlass war die Umstellung der Betriebssoftware, die noch aus den 80er-Jahren stammte und ihre Grenzen erreicht hatte. „Die Monteure sind jetzt mit Tablets unterwegs, bekommen ihre Aufträge dort eingespielt und können alles digital dokumentieren“, beschreibt Hintz. Auch der Artikelkatalog der Lieferanten ist darüber abrufbar. Monteure oder auch die Verwaltung können bei Unklarheiten schnell überprüfen, was sich hinter einer vielleicht uneindeutigen Bezeichnung verbirgt: „Wenn früher jemand ,Kupferbogen eingebaut‘ notiert hatte, konnte der Auftragswert zwischen 60 Cent und 300 Euro variieren – je nachdem wie groß der Kupferbogen war“, so Hintz. Die Softwareumstellung hatte noch mehr Folgen. „Unser Traumzustand ist, dass alle Daten nur einmal erfasst werden und möglichst viel automatisiert abläuft“, sagt Timm Kröger, ebenfalls Geschäftsführer des 28-Mitarbeiter-Betriebes. Die beiden Geschäftsführer wollen so dafür sorgen, dass die Projekt-Administration vom „Innendienst“ ohne viele Rückfragen erledigt werden kann und den Meistern und Technikern mehr Zeit für die Baustellen bleibt. „Es ist schwer, Fachkräfte zu finden“, sagt Kröger. „Deshalb setzen wir darauf, durch Digitalisierung Ressourcen freizusetzen. Die Meister sollen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit haben und sich nicht um Dokumentation und Verwaltung kümmern müssen.“
In den digitalen Akten wird alles erfasst
Deshalb gibt es bei Roter digitale Projektakten, in denen von Aufträgen über Bestellungen und Lieferscheine bis hin zur Kommunikation alles erfasst wird.
„Im Prinzip sind diese Projektakten mit einer Hängemappe zu vergleichen – nur eben digital“, erklärt Hintz. Auch Fotos von der Baustelle und die Dokumentation der Arbeitsleistung werden dort erfasst. „Jeder aus dem Unternehmen kann von überall, wo es Internet gibt, auf die Teile der Projektakte zugreifen, die für ihn relevant sind“, so Hintz. Hintz und Kröger kennen die Arbeit, die auf den Baustellen geleistet wird. Beide haben den Beruf des Mechatronikers für Kälte- und Klimatechnik gelernt und ihren Meister gemacht. Während Hintz schon seit 2007 im Unternehmen ist und 2011 den Betrieb übernahm, stieß Kröger erst im Juli vorigen Jahres dazu. „Dass wir zu zweit sind, macht vieles einfacher“, sagt Kröger. „Wir können uns über Ziele und Probleme austauschen und schon vorab Positives und Negatives ausloten.“
Auf Digitalisierung folgt Automatisierung
In ihrem Betrieb folgt jetzt als nächster Schritt die Automatisierung. „Unser System kann schon jetzt die Rechnungen von Stammlieferanten mit Bestellungen und Lieferscheinen automatisch abgleichen und freigeben“, sagt Kröger. „Niemand muss mehr die Rechnung prüfen.“ Lediglich die Buchungsanweisung wird – noch – menschlich gegengecheckt. „Auch Zahlungseingänge werden automatisch erfasst. Über die Buchungstexte kann das System die Zahlung automatisch zuordnen, was ebenfalls in der Projektakte vermerkt wird.“
Hintz und Kröger wollen so das Unternehmen fit für die Zukunft machen und dabei auch ihre Mitarbeiter mitnehmen. „Das ist nicht immer leicht“, räumt Kröger ein. Um Ängste und Befürchtungen abzubauen, setzen er und Hintz auf Gespräche, mal im größeren, mal im kleineren Kreis. „Wir erklären unsere Motivation und machen klar, dass niemand überflüssig wird.“ Auf Einwände und Fragen reagieren die Geschäftsführer offen: „Auch wir mussten uns verändern.“ Aber sie sind fest davon überzeugt, dass die Modernisierung essenziell ist für ihren Betrieb.
