Ralf Schulz, Geschäftsführer der Ralf Schulz Kälte-Klimatechnik GmbH, ist kein Freund von unnötiger Bürokratie. Er ist einer dieser Chefs, die selbst gerne die Arbeitsjacke überstreifen und direkten Kundenkontakt haben, statt sich den ganzen Tag hinter dem Schreibtisch zu verstecken. Auf diese Weise hat Schulz sein Geschäft stets im Blick, kennt die Arbeitsabläufe und weiß genau, wo es hakt. Und wenn es irgendwo hakt, dann begibt sich der Geschäftsführer auf die Suche nach innovativen Lösungen. Ein aktuelles Problem, das ihn plagte, waren die antiquierten Stundenzettel zur Arbeitszeiterfassung.
Zeitaufwand zu groß, Daten ungenau
Das Leistungsspektrum des norddeutschen Betriebes ist breit: Beratung, Planung, Montage, Inbetriebnahme und Wartung von Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter jederzeit alle Hände voll zu tun haben. Ich wollte meine Monteure entlasten und von überflüssigem Schreibkram befreien, erinnert sich Schulz. Früher übertrugen die Service-Mitarbeiter des Handwerksbetriebes den Inhalt ihrer Stundenzettel abends in Excel-Tabellen, diese wurden anschließend an die Buchhaltung übermittelt. Der Zeitaufwand für die Arbeitszeiterfassung war einfach zu groß. Zudem waren die Daten ungenau, erklärt Schulz.
Auf der Suche nach einer Lösung für sein Problem wurde er schnell fündig. Seit über zwei Jahren setzt er auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem namens virtic. Dafür rüstete er seine 15 Monteure mit Diensthandys aus, auf denen eine spezielle Software installiert wurde. Durch Eingaben in ein intuitiv bedienbares Menü werden nun Fahrt-, Arbeits- oder Rüstzeiten ebenso wie Pausen getrennt voneinander, minutengenau und auftragsbezogen erfasst. Die Daten werden in Echtzeit auf einen Server übertragen und sind in der Verwaltung über ein internetbasiertes Portal sofort einsehbar.
Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH, weiß um die Problematik von Stundenzetteln im Servicebereich. Das Dortmunder Unternehmen bietet mobile Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsysteme an. Auch für Ralf Schulz stellte virtic eine individuelle Lösung bereit. Nach Ansicht von Stausberg müssen technologische Hilfsmittel wesentliche Voraussetzungen erfüllen, damit Arbeitsprozesse auch wirklich optimiert werden: Ein System muss für den Nutzer einen geringen Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand sowie eine zügige Verfügbarkeit und Plausibilität der Daten garantieren. Nur dann schafft es einen spürbaren Mehrwert für Angestellte und das Unternehmen.
In jeder Situation die richtigen Fragen
Für Schulz ist der Mehrwert spürbar. Die virtic-Lösung erleichtert für sein Unternehmen nicht nur die Erfassung der Daten, auch der Aufwand bei ihrer Weiterverarbeitung in der Verwaltung wird deutlich reduziert. Auf Basis der Handy-Eingaben findet die Vorkontierung und Berechnung von Zulagen, Zuschlägen, Auslösen oder Reisekosten automatisch und ohne zusätzliche Formulare statt. Für den Mitarbeiter ist der Erfassungsaufwand gering, die Handysoftware ist leicht zu bedienen. Das Menü stellt dem Anwender in jeder Situation die richtigen Fragen, erklärt Stausberg. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Daten online einsehen können. Das schafft Transparenz und Abrechnungsgerechtigkeit für beide Seiten.
Qualität der Daten entscheidend
Bei der Arbeitszeiterfassung spart jeder meiner Service-Mitarbeiter täglich etwa zehn Minuten. In dieser Zeit kann er Projekte abwickeln und Umsatz machen statt seinen Arbeitsablauf zu dokumentieren, rechnet Schulz vor. Er kalkuliert allein aufgrund des reduzierten Aufwands bei Arbeitszeitdokumentation und Lohnbuchhaltung Personalkosteneinsparungen von etwa 15 000 Europro Jahr. Doch der finanzielle Aspekt ist für Schulz nicht das Hauptargument für den Einsatz der mobilen Lösung: Für mich ist die Qualität der Daten das Entscheidende. Die Arbeitszeiten werden auf die Minute erfasst und ich kann die Eingaben einer Plausibilitätsprüfung unterziehen. Das erleichtert mir die unternehmerische Steuerung. Die Daten sind manipulationssicher, weil die Serverzeit maßgeblich ist und Lokalisierungsfunktionen zur automatischen Verifizierung zur Verfügung stehen.
Die 15 Mann starke Monteursflotte steuert täglich eine Vielzahl verschiedener Einsatzorte an. Hinzu kommt, dass der Betrieb eine 24-Stunden-Notfall-Hotline anbietet. Die geleisteten Dienste und Schichten werden im virtic-System an die betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln angepasst. So lassen sich Nacht-, Wochenend- und Bereitschaftszuschläge automatisch berechnen. Fällt zum Beispiel bei einem Kunden die Kühlanlage aus, drängt die Zeit. Im Cockpit, der internetbasierten Dispositions- und Kommunikationszentrale des Systems, kann der zuständige Disponent am Bürorechner jederzeit einsehen, welcher Mitarbeiter sich an welchem Einsatzort befindet. So kann schnell der geeignete Mitarbeiter für kurzfristig eingehende Aufträge ausgewählt werden. Der Monteur bekommt die neuen Auftragsdaten über virtic unmittelbar auf sein Handy geschickt. So wird der Mitarbeiter unkompliziert über seinen aktualisierten Einsatzplan aufgeklärt.
Werte und Prozesse richten sich nach individuellen Anforderungen
Die virtic-Dienstleistungen werden als Software-as-a-Service-Lösung erbracht. Es muss keine Software gekauft und installiert werden, keine Hardware-Investitionen sind notwendig eine Internetverbindung und ein Internetbrowser genügen. Welche Werte und Prozesse letztlich abgebildet werden sollen, richtet sich nach den individuellen Anforderungen der Nutzer. Die Unternehmen können die Services entweder über das Internet nutzen und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über ihren Browser abrufen. Oder sie nutzen die Schnittstellen, mit denen die vorkontierten Daten in eine andere Software exportiert werden. Bei Ralf Schulz wurde eine Schnittstelle zum Buchhaltungssystem DATEV eingerichtet, über die eine automatische Weiterverarbeitung der Arbeitszeitdaten zur Lohnabrechnung und zur Nachkalkulation der einzelnen Kostenstellen vorgenommen wird.
Um den Büroalltag noch papierloser zu gestalten, nutzen die Mitarbeiter zur Erfassung auftragsbezogener Detaildaten zudem einen besonderen Stift, den virtic Pen. Das Ergänzungsfeature erleichtert zum Beispiel die Rechnungs- und Angebotserstellung. Während des händischen Schreibens wird der Text durch Schrifterkennung digitalisiert und für die elektronische Bearbeitung bereitstellt. Die Verarbeitung von Informationen überwindet so dank mobiler Übertragungstechnologien die Ortsgebundenheit.
Dank des Pens müssen Mitarbeiter Rechnungen nicht zusätzlich abschreiben. Außerdem kann ein Monteur beim Kunden vor Ort zeitnah ein Angebot für die erforderliche Leistung erstellen: Dazu muss er mit dem digitalen Stift auf einem Papier-Formular, das mit einer speziellen Rasterung versehen ist, seine Anfahrtszeit, die voraussichtliche Stundenzahl und eventuell benötigte Ersatzteile notieren. Die Daten werden digitalisiert und mithilfe des Diensthandys an das Büro gesendet.
Der Kunde hat binnen weniger Minuten ein konkretes Angebot. Und wer mehr Angebote schreibt, bekommt mehr Aufträge, weiß Schulz, der sich über ein weiteres technologisches Hilfsmittel freut, das sich für ihn bezahlt macht. Denn Schulz ist nun mal kein Freund von unnötiger Bürokratie. -
Malte Limbrock
freier Journalist mit den Schwerpunkten IT, Telekommunikation, Bauwirtschaft, Unternehmensführung in Münster
