Die Forderung der Dokumentation ist in den Normen einschlägig beschrieben. Laut der DIN EN 378-2 muss der Hersteller oder Errichter vor der Inbetriebnahme einer Kälteanlage alle Bauteile oder die gesamte Anlage Prüfungen unterziehen.
Um dieser Forderung nachzukommen bietet die KForm 2011 die Möglichkeit, Formulare, Protokolle und Checklisten mit dem Textverarbeitungsprogramm Word direkt am PC auszufüllen. Dazu gehören die Konformitätserklärung und die Risikobeurteilung nach Maschinenrichtlinie (2006/42/EG), die _ Kurzbetriebsanleitung für verschiedene Kältemittelgruppen, die Übernahmebescheinigung, das Inbetriebnahme-/Wartungsprotokoll, der Wartungs-/Instandhaltungsvertrag, das Leistungsprogramm für Wartung/Instandhaltung, die Bescheinigung über die Druckfestigkeitsprüfung, über die Dichtheitsprüfung und über die Prüfung einer Sicherheitseinrichtung, der Schweißerlaubnisschein und die Bescheinigung nach der Umstellung auf ein anders Kältemittel.