Zu den täglichen Herausforderungen im technischen Service gehört die effektive Steuerung der Technikereinsätze. Eine ineffiziente Planung führt zu Zeitverlust, mangelnder Transparenz, Produktivitätsverlust und Qualitätseinbußen. Typische Probleme in der Praxis sind papierbasierte Prozesse, Medienbrüche, fehlende Echtzeit-Informationen, eine gestörte Kommunikation zwischen den Beteiligten und wenig Flexibilität bei plötzlichen Änderungen.
Mit einer professionellen Einsatzplanung und Auftragssteuerung hingegen gelingt es, die vorhandenen Kapazitäten so effizient wie möglich einzusetzen – besonders wichtig in Zeiten des Fachkräftemangels und der Energiewende. Als Ansatzpunkte bieten sich die Einsatzplanung, eine Tourenoptimierung und die mobile Unterstützung der Techniker an.
Digitale Einsatzplanung und Tourenoptimierung
Traditionelle Werkzeuge in der Disposition wie Outlook, Excel und Papier sind überholt. Spezialisierte Tools für die Einsatz- und Tourenplanung ermöglichen eine präzise Planung, indem sie alle relevanten Faktoren berücksichtigen und automatisiert die optimalen Tourenpläne erstellen. Dies spart viel Zeit im Innendienst und führt zu effizienteren Einsätzen, sodass stets der richtige Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Moderne Dispositionssoftware bietet ihren Anwendern darüber hinaus eine dynamische Tourenoptimierung, die in Echtzeit auf Änderungen reagieren kann. Das System optimiert die Einsätze und Touren laufend über den Tag, woraus sich eine hohe Flexibilität und eine verbesserte Steuerung aller Aufträge ergeben.
Mobile Techniker-Unterstützung
Digitale Tools steigern aber nicht nur die Produktivität in der Disposition, sondern auch bei den Servicetechnikern. Mobile Apps binden sie an die Einsatzplanung an, bieten Zugriff auf alle notwendigen Informationen, ermöglichen eine effiziente Auftragsabwicklung und verbessern die Kommunikation zwischen Technikern und Innendienst. Checklisten, Formulare, Berichte und weitere Features helfen bei der Auftragsbewältigung. Lösungen für die Einsatzplanung, Tourenoptimierung und mobile Unterstützung fallen oft unter den Begriff „Field Service Management Software“. Was mit den beschriebenen Anwendungen möglich ist, zeigen zwei Beispiele aus dem Kundenstamm der Solvares Group:
Field Service Management bei Seco
Die Seco Kältetechnik verwendet für ihre Technikerplanung seit Langem die Tourenplanung und App von FLS (Fast Learn Smart). Die Tools haben nicht nur eine Steigerung der Dispositionseffizienz ermöglicht, sondern auch eine Reduzierung der gefahrenen Kilometer um über 52 Prozent pro Auftrag. Dies resultiert in einer CO2-Einsparung von mehr als 900.000 Kilogramm jährlich, was einen signifikanten Beitrag zum Umweltschutz darstellt. Zusätzlich hat die gesteigerte Transparenz der Prozesse die Kundenakquise verbessert und wiederholt zur Wahl von Seco als bevorzugten Dienstleister geführt.
Instandhaltungsmanagement bei ebm-papst
Auch in der Instandhaltung eigener Produktionsanlagen sind derartige Spezial-Tools nutzbar: Die ebm-papst Gruppe hat die App Cross MIP von mobileX eingeführt, um ihr Instandhaltungsmanagement zu digitalisieren. Gestartet als Pilotprojekt im Werk Mulfingen, ist die Expansion auf weitere Standorte bereits in Planung. Die App ermöglicht es den Instandhaltern, alle relevanten Informationen zu Wartungs- und Reparaturaufträgen mobil abzurufen und ihre Tätigkeiten zu dokumentieren. Bei den Aufträgen handelt es sich vor allem um Wartungen, die im Wartungsplan von SAP PM erstellt und dann über CrossMIP an die Techniker verteilt werden.
Moderne Field Service Management Software hält noch mehr bereit, beispielsweise Funktionen für die Material- und Ersatzteillogistik, eine Pool- und Selbstdisposition der Techniker sowie Features zur Stärkung der „Customer Experience“. Für Anwenderunternehmen ist es entscheidend, Lösungen zu nutzen, die sowohl Breite als auch Tiefe bieten. Ähnlich wie ein Techniker, der auf einen gut bestückten Werkzeugkoffer angewiesen ist, müssen technische Betriebe heutzutage über ein vielseitiges digitales Toolset verfügen, das eine breite Palette an Funktionen abdeckt. Gleichzeitig muss jedes dieser Werkzeuge auf spezifische Aufgaben zugeschnitten sein, um in jedem Prozess maximale Effizienz und höchste Qualität zu gewährleisten.
Ressourcenverschwendung war gestern
Manuelle Prozesse, Medienbrüche und veraltete, nicht-spezialisierte Tools sollten der Vergangenheit angehören. Durch den Einsatz digitaler Serviceplanungstools können Unternehmen Ressourcen dazugewinnen, ohne einen zusätzlichen Techniker einzustellen.
Eine intelligente Planungslösung optimiert den Ressourceneinsatz, schaufelt Kapazitäten frei und entlastet die Mitarbeiter. Eine mobile App beschleunigt und verbessert die Auftragsbearbeitung.
Beides führt zu mehr Transparenz, Effizienz und Produktivität. So lassen sich bis zu 20 Prozent an Ressourcen dazugewinnen, ohne einen einzigen zusätzlichen Techniker einzustellen. Ein wichtiger Beitrag zur Abfederung des Fachkräftemangels und zur Effizienzsteigerung im Service.
Bild: Solvares Group
