Martin Zimmermann führt den Familienbetrieb seit 1994 als Geschäftsführer in zweiter Generation. Seitdem ist das Unternehmen auf heute 65 Mitarbeiter angewachsen und den Digitalisierungsprozess vorangeschritten. Die Einführung der pds Software und pds Apps hatte dabei für die Digitalisierung der Abläufe im Büro und auf den Baustellen einen maßgeblichen Einfluss. Bereits seit 2008 beschäftigt man sich intensiv mit dem Thema Mobilität, um es den Mitarbeitern zu ermöglichen, Aufträge vollständig auf digitalem Weg zu übermitteln und abzuwickeln. Neben dem weitgehend automatisierten Angebotswesen, Auftragswesen und der einfachen Rechnungserstellung für Projekte war die Mobilität der größte Mehrwert der Software, die den Austausch von papierbasierten Dokumenten und damit verbundene redundante Erfassungsprozesse obsolet machte. Dies war schließlich der Startschuss für die Einführung der pds Software, die zusammen mit den Apps das Fundament für den weiteren Digitalisierungsprozess bildete. Die pds Software erlaubt es, auftragsbezogene Daten zwischen dem Büro und den Monteuren im Außendienst durchgängig auf elektronischem Wege auszutauschen. Seither können die Monteure im Service effizienter arbeiten, da sie alle für den Auftrag benötigten Informationen auf dem Mobilgerät im Zugriff haben und Daten in Echtzeit austauschen können. Davon profitieren auch die Kollegen im Büro, die über alle Vorgänge auf dem Laufenden sind und direkt nach Auftragsdurchführung die Projektabrechnung machen können.
Vorgänge und Leistungen lückenlos verfolgbar
Unabhängig von ihrem jeweiligen Standort bekommen die Monteure über die Service App ihre Aufträge vom Innendienst direkt auf das Tablet übermittelt, mit allen relevanten Informationen zum Projekt und einschließlich des benötigten Materialbedarfes. Zudem stehen den Monteuren für Installationen, Wartungen oder Reparaturen alle relevanten Checklisten und Serviceberichte für den jeweiligen Auftrag digital zur Verfügung, was Einarbeitung und Auftragsdurchführung erleichtert. Jeder Monteur, der an der Anlage arbeitet, sieht über die Service App auf einen Blick, wer was wann an dem Objekt gearbeitet hat und wer für den Auftrag der aktuelle Ansprechpartner ist – mit aktueller Telefonnummer. Umwege fahren, um Aufträge im Büro abzuholen, entfällt dabei. Die Auftragsdaten kommen in Echtzeit auf das Mobilgerät und der Auftrag kann beim Kunden vor Ort direkt abgeschlossen werden. Durch die Integration der Service-App mit der Mitarbeiter-App werden Ankunftszeiten, Pausenzeiten und Arbeitszeiten direkt auf das jeweilige Projekt gebucht. Die Datenpflege kann vom Monteur auf der Baustelle erledigt werden. Wenn bei Neuinstallationen Gerätetypen oder Seriennummern der Anlagen noch nicht in der Software dokumentiert sind, können die Monteure diese vor Ort über das Mobilgerät hinterlegen, ohne dass der Vorgang im Büro nachbearbeitet werden muss.
Neben der Service App kommt auch die pds Projekt App zum Einsatz, die es den Monteuren gestattet, die Vorgänge und Fortschritte auf den Baustellen zu dokumentieren und Bautagebücher zu führen. Der gesamte Lebenszyklus der Anlage kann damit vollständig dokumentiert und lückenlos nachvollzogen werden, so dass Mitarbeiter im Innen- und im Außendienst jederzeit auskunftsfähig sind.
Rechnungsstellung vier mal schneller
Auch die Zeiterfassung auf der Baustelle läuft bei der Zimmermann digital. Arbeitsstunden werden per App erfasst und elektronisch an das Büro übermittelt. Nach der Durchführung des Auftrags signiert der Kunde schließlich die Leistungen noch vor Ort auf dem Mobilgerät, so dass das Büro direkt im Anschluss die Rechnung vorbereiten und versenden kann. Heute ist das unternehmen in der Lage, Rechnungen vier Mal schneller an den Kunden zu übersenden als früher, wo noch analog mit papierbasierten Lieferscheinen, Inbetriebnahmeprotokollen und Übernahmeprotokollen gearbeitet wurde. Das verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang mitunter erheblich. Auch der reibungslose Datenaustausch mit vor- und nachgelagerten Systemen und die automatisierten Workflows seien dabei ein großer Pluspunkt. So wird etwa jeder in der pds Software erzeugte Beleg automatisiert in das Archivsystem übernommen, wo sämtliche Lieferantenrechnungen und Belege der Monteure, Serviceberichte, Wartungsberichte und Checklisten abgelegt sind. Seitdem hat jeder Projektleiter die ihm zugeordneten Lieferantenrechnungen auf dem Tablet zur Prüfung verfügbar. Das macht die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen wesentlich transparenter und schneller aber vor allem auch effizienter.
Bild: Zimmermann
